En la mayoría de obras, una parte muy importante del presupuesto se ejecuta mediante subcontratas. Por eso la gestión de subcontratistas es una de las palancas más potentes para proteger el margen: una mala selección o un contrato ambiguo pueden costar más que cualquier desviación de materiales.
En esta guía explicamos cómo gestionar subcontratistas en construcción, desde la petición de ofertas hasta la liquidación.
El ciclo de la subcontratación
- Definir paquetes de contratación.
- Pedir ofertas.
- Comparar ofertas de forma homogénea.
- Negociar y adjudicar.
- Formalizar el contrato y la documentación.
- Controlar la ejecución.
- Certificar y pagar.
- Liquidar y evaluar.
Paso 1: Define los paquetes de contratación
Agrupa las partidas del presupuesto en paquetes coherentes: movimiento de tierras, estructura, albañilería, instalaciones eléctricas, fontanería, carpintería exterior, etc.
Para cada paquete, prepara:
- Las partidas y mediciones del presupuesto.
- Planos y especificaciones técnicas.
- Plazo y condiciones de la planificación. Ver cronograma de obra con Gantt.
- Condiciones económicas: forma de pago, retenciones, penalizaciones.
- Medios que aporta el contratista principal (grúa, andamios, casetas, agua, luz).
Cuanto más claro sea el paquete, más comparables serán las ofertas.
Paso 2: Pide ofertas
- Solicita al menos tres ofertas por paquete.
- Envía a todos la misma documentación y el mismo formato de respuesta (idealmente, el presupuesto con las partidas a precio vacío, en Excel o BC3).
- Fija una fecha límite y un canal único para dudas.
Paso 3: Compara las ofertas (comparativo homogeneizado)
El error más común es comparar solo el importe total. Las ofertas casi nunca incluyen lo mismo. Hay que homogeneizar: añadir a cada oferta el coste de lo que no incluye.
Ejemplo: paquete de estructura de hormigón
- Oferta A: 210.000 €, todo incluido.
- Oferta B: 198.000 €, no incluye bombeo de hormigón (9.500 €) ni ensayos de control (2.000 €).
- Oferta C: 205.000 €, no incluye andamios perimetrales (3.000 €).
Comparativo homogeneizado:
- Oferta A: 210.000 €
- Oferta B: 198.000 + 9.500 + 2.000 = 209.500 €
- Oferta C: 205.000 + 3.000 = 208.000 €
La oferta más barata en apariencia (B) no es la más económica. Además del precio, valora:
- Plazo de ejecución y capacidad de medios.
- Condiciones de pago y retenciones aceptadas.
- Experiencia y referencias en obras similares.
- Solvencia y situación documental.
- Historial con tu empresa (calidad, cumplimiento de plazos, seguridad).
Compara también cada precio unitario con el de tu presupuesto de coste: así sabrás si el paquete mejora o empeora el margen previsto. Ver análisis de precios unitarios.
Paso 4: Negocia y adjudica
- Negocia con las dos mejores ofertas homogeneizadas.
- Aclara por escrito exclusiones y dudas.
- Deja constancia del motivo de la adjudicación (útil para auditorías y para futuras obras).
Paso 5: Formaliza el contrato y la documentación
El contrato de subcontratación
Debe recoger, como mínimo:
- Objeto y alcance (partidas, mediciones y precios).
- Plazo e hitos.
- Forma de medición y certificación.
- Forma de pago y retención de garantía.
- Penalizaciones por retraso.
- Obligaciones en seguridad y salud.
- Seguros exigidos.
- Condiciones para cambios y precios contradictorios.
Requisitos legales en España
La Ley 32/2006, reguladora de la subcontratación en el sector de la construcción, y su reglamento (Real Decreto 1109/2007) establecen, entre otros:
- Que las empresas subcontratistas estén inscritas en el Registro de Empresas Acreditadas (REA).
- La obligación de llevar el Libro de Subcontratación en cada obra.
- Límites a la cadena de subcontratación (con carácter general, hasta el tercer nivel).
- Requisitos de organización preventiva y de porcentaje mínimo de trabajadores indefinidos.
Además, debe gestionarse la coordinación de actividades empresariales (CAE) en materia de prevención y controlar la documentación laboral (altas, TC2/RNT, formación PRL, aptitud médica). Revisa siempre la normativa vigente con tu asesor.
Paso 6: Controla la ejecución
- Seguimiento semanal del avance del subcontratista frente a la planificación.
- Control de calidad y de seguridad.
- Registro de incidencias y trabajos adicionales antes de ejecutarlos.
- Control de la documentación de los trabajadores que acceden a obra.
Paso 7: Certifica y paga
- Certifica a origen las cantidades realmente ejecutadas, con los mismos criterios que se certifican al cliente.
- Aplica la retención de garantía y los cargos acordados (consumos, limpieza, medios comunes).
- Comprueba que la producción certificada al subcontratista es coherente con la que tú certificas al cliente.
La mecánica es la misma que explicamos en cómo hacer una certificación de obra.
Paso 8: Liquida y evalúa
Al terminar:
- Liquidación final y devolución de retenciones tras el plazo de garantía.
- Evaluación del subcontratista (calidad, plazo, seguridad, colaboración). Esta información es oro para futuras adjudicaciones.
Cómo ayuda un ERP en la gestión de subcontratas
Con un ERP de construcción como BIM 2.0 para Odoo puedes:
- Generar solicitudes de servicio desde el presupuesto de la obra.
- Pedir y comparar ofertas de proveedores y subcontratistas en el módulo de compras.
- Registrar contratos de obra vinculados a partidas.
- Certificar al subcontratista y controlar sus estados de pago.
- Ver el coste comprometido y real de cada paquete frente al presupuesto. Ver control de costes de obra.
Preguntas frecuentes
¿Cuántas ofertas debo pedir por paquete?
Al menos tres, para tener una referencia de mercado sólida.
¿Qué es el REA?
El Registro de Empresas Acreditadas, en el que deben inscribirse las empresas que intervienen en obras de construcción como contratistas o subcontratistas.
¿Cómo evito pagar trabajos no ejecutados?
Certificando siempre a origen, con mediciones verificadas en obra y coherentes con la certificación al cliente.
Conclusión
Gestionar bien las subcontratas exige paquetes claros, comparativos homogeneizados, contratos completos, control documental y certificaciones rigurosas. Hacerlo dentro del mismo sistema que el presupuesto y el control de costes evita sorpresas en el margen.
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